Wzorem dokumentu możemy określić jakikolwiek prototyp, na zasadzie którego był utworzony inny akt prawny. Wykorzystanie takiego schematu w znaczący sposób pozwala skrócić okres tworzenia dokumentu. Posługując się wzorem dokumentu, mamy możliwość także zmniejszyć sytuacje powstania omyłek w akcie prawnym, który wystawiamy.

Charakterystycznym rodzajem aktu prawnego, jest dokument księgowy, jaki powstaje w wyniku utrwalenia na piśmie procesów gospodarczych, które zachodzą pomiędzy poszczególnymi subiektami albo stronami. Taki akt prawny często nazywany jest dowodem, bo na jego kanwie mamy możliwość dowodzić swoich roszczeń zarówno u partycypanta gospodarczego, jak i przed szczególnie do niniejszego celu wyznaczonym organem kontroli czy organem wykonawczym.

I tak więc możemy podzielić je na:

• Zewnętrzne obce - wystawione przez zewnętrznych klientów, np. rachunki i faktury,
• Zastępcze – wystawione do momentu odebrania dowodu zewnętrznego obcego,
• Zewnętrzne własne – wystawione przez organizację i przekazane w prawidłowym brzmieniu kontrahentowi,
• Wewnętrzne – poświadczające operacje wewnątrz organizacji, są to np. obrotu magazynowego, obrotu środków trwałych,, dokumenty obrotu kasowego ale również listy płac czy rozliczenia umów zlecenia i o dzieło,
• Zbiorcze – istnieją w celu dokonania wspólnych zapisów kilku dowodów źródłowych,
• Rozliczeniowe – dokumenty, które charakteryzują uprzednio dokonane zapisy wg nowych wymagań klasyfikacyjnych,
• Korygujące.

Dowody rachunkowe pełnią istotną funkcję także jako podstawa zeznania finansowego oraz źródło analizy ekonomicznej. Winny być zgodne z tokiem operacji gospodarczej, stąd też nie powinny mieć w żadnym wypadku omyłek, przeróbek czy prób wymazania danych. Dokument z takimi zmianami można bardzo łatwo podważyć.

Dowód rachunkowy powinien posiadać m.in.:

• Czas zdarzenia i datę stworzenia dowodu księgowego,
• Numer identyfikacyjny dokumentu,
• Nazwę i adres strony dokonującej operacji gospodarczej,
• Podpisy osób biorących udział w operacji gospodarczej,,
• Określony rodzaj dowodu,
• Opis funkcjonowania, jego wartość, jednostki
• Adnotację stwierdzającą kontrolę i zakwalifikowanie dowodu w księgach rachunkowych.

Dowód powinien być przygotowany w sposób jasny oraz zrozumiały dla obu stron, jak i organów kontroli, a także musi być napisany w języku polskim, a wszystkie waluty, które się w nim znajdą, powinny być zapisane w walucie polskiej (policzone po kursie z dnia dokonania operacji gospodarczej). Niedopuszczalne jest tłumaczenie takich dokumentów.